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秘書資格經驗分享:如何成為一名優秀的秘書
作者:廣州教育在線 來源:wu 更新日期:2014-4-12

  如何成為一名優秀的秘書

  什么是秘書?秘書,就是位于領導人身邊或領導機構中樞,從事辦公室事務,辦理文書,聯系各方,保證領導工作正常運轉,直接為領導工作服務并處理各方面事務與信息的助手。一個出色的秘書,應該是全心全意幫助上司、熟悉和了解自己的企業和公司,對自己的工作駕馭自如,善于創造和保持一種獨特的氛圍,使上司和同事都能和睦相片、積極配合。掌握分寸感,恰到好處地出現在上司最需要的時候和場合,心領神會地配合上司應對各類人士,處理各項事務。

  “秘書”,是決策者的守門人,是主管資料處理中心。是一個機關、企事業單位不可或缺的組成部分,在單位里起到一個舉足輕重的作用。除了是主管的左右手,更是構筑起主管與部屬間的橋梁,文秘工作本來就是個苦差事,水平太高的可能不愿意干,而素質不高的也無法法勝任。因此說一個文秘人員素質的高低,直接體現著文秘工作的強弱,直接體現著該文秘人員是否對本職工作盡職盡責。

  要做好一名秘書,無論是在政府工作部門,還是在商業企業,在行事工作中,都有很多相同的地方,比如說做好上司的左右手,能夠為上司出謀劃策,在關鍵時候,為上司解圍,而且要與上司達成一種工作上的默契等等。

  身為秘書,其實是一種自我挑戰,更是為晉升為主管作準備;因為,當你身處混亂而應付自如,那么,一切的一切,都已在你的掌握之中。

  做好一名秘書,最起碼的也要遵紀守法、愛崗敬業、辦事公道、合作共贏、甘于平凡、合理展示、自尊自重、克勤克儉、誠實守信,這些是秘書基本的職業道德。秘書要做好上下關系,內外溝通,加強與各部門各基層單位和上下級之間的聯絡,做好上情下達、下情上傳工作。要妥善協調各方利益和立場,以積極態度努力尋求解決矛盾和爭執的辦法。積極解決職能范圍中的各種問題。秘書要認真執行上級的決定和命令,服從大局,相互配合,相互支持,團結一致,勇于做好自我批評,努力勤勤懇懇的做好本職工作。

  與上司之間要建設良好的關系,要懂得察言觀色。做事要做到領導想到之前,成功的秘書就是要有敏銳的觀察能力,同時,較強的觀察、分析能力也有助于培養秘書主動思維習慣,有助于養成秘書主動自覺地去發現和解決工作中難題的習慣,也有助于秘書擺脫平庸,成為出類拔萃的人才。

  秘書要贏得領導的信任,很重要的一點是讓領導感受到你的坦誠。敢于實事求是,說真話,報實情,學會從領導的眼神中和動作中領悟意旨,工作中的事情不要對領導保密或隱埋,要以開放而坦率的態度與領導交流。以理服人不是說服領導的最高原則,如果你沒能讓領導感受到你的坦誠,那即使你把每一項事講得非常明白,對領導卻是一點用沒有,人是有感情色彩的動物,生活中情大于理的事比比皆是,在感情與道理之間,人往往側重于感情,當然領導也不例外。

  秘書與領導的工作目標是一致的。在實現目標的的過程中,應盡可能保持步調一致,秘書要了解領導的決策意圖和工作打算,甚至還要適應領導的思維方式和工作習慣,要盡力在工作目標、任務、進度、方式方法上配合好上司,與上司保持一致。任何人都難免會犯錯誤,錯誤本身并不要緊,要緊的是在工作中出現紕漏或錯誤后,應主動與領導溝通、交流,以期得到領導的批評、指正和幫助,同時取得領導諒解。

  與領導工作的配合既是一種助力,也應是一種合力,應該是相加,而不是相減或抵消。與領導有不同的能力結構。在事務性和技術性工作中,部分的代替領導的工作,以節約領導的時間、體力和精力去關注更重要的事情。要想成為一名成功的秘書,就要把自己誠信的一面展現出來,秘書在領導身邊工作,有各種能帶來名利條件的優勢,所以要想做一名好秘書,就必須具有正確的名利觀。要安于本分,不爭名、不圖利。

  對于秘書來說,忠誠就是他的職業生命。在公司的所有機密里,人事問題永遠是秘中之秘,公司上層領導的工作變動,由于工作作風和經營風格的不同,必然會導致公司經營戰略和手段的變化,從而對客戶和競爭者都會造成相應影響,影響本公司整體部署和工作安排,從而損害公司利益。

  要善于體察,為領導排憂解難。理解領導對各項具體工作的意圖,了解領導的工作習慣,并科學合理的安排好自己的工作,才能正確及時的提供服務,才能與領導之間打成默契配合的境地。樂于吃苦,累而無怨,作為秘書應該做到周密、細致、充分有效地提高自己的工作效率,要忙而不亂,少出紕漏。作為助手的秘書人員付出的有效勞動越多,越能提高領導的工作效率。

  無論何時何地,秘書都應該廉潔奉公,做到公私分明。加強自律,要做到廉潔奉公,就要培養自己的自律精神,沒人監督,就是領導對秘書的一種信任,這種信任是秘書職業成長道路上的一種最寶貴的資源,一旦濫用上司不僅不會再信賴你了,反而會加倍懲罰你。自我約束,既是自我管理和自我發展的需要,也是對自己價值觀的一種尊重。

  避免感情用事。無論是對公司內部的職員,還是對公司外部的客人,不合理的或自己做不到的請求,當然要拒絕,拒絕時,除了提出替代建議,還可以每隔一段時間去問問對方的情況,讓他們也了解自己的苦衷與立場,這樣就可以減少因拒絕而帶來的負面影響。

  做事縝密,不存僥幸心理。秘書在工作中必須縝密周到,養成做事留有余地的習慣。優秀的秘書就像優秀的棋手,在走第一步的時候,要能看到第二步,想到第三步。大多數人都吃過“沒想到”的苦頭。學會總結經驗和教訓,特別是從教訓中找出差距,吃一塹,長一智。循序漸進完善自己。

  適當保持沉默。秘書在處理錯綜復雜的人際關系時,最好保持適當的沉默,不要熱衷于打聽公司的“內幕”消息,即使自己知道一些內情也不要談論,在遇到各種人事是非時裝些“糊涂”,遠離是是非非,這樣不至于被各種是非“旋渦”所吞沒。但并不放棄原則,明哲保身。當上司就有關問題向你了解事情的真實情況時,那你就要如實匯報情況,哪怕是要得罪一些人,因為公司的利益永遠高于個人的利益。


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